Hunderte ungelesene Nachrichten, ständige Unterbrechungen durch neue Benachrichtigungen und das Gefühl, ständig hinterherzuhinken: Für viele ist der E-Mail-Eingang die größte Zeitfalle des Arbeitstags. Dabei liegt das selten an der Menge, sondern an fehlenden Regeln.

Mit einem klaren System bearbeitest du dieselbe Anzahl Mails in deutlich weniger Zeit und mit ruhigerem Kopf.

E-Mails am Computer
Feste Zeiten statt ständiger Unterbrechung schaffen Ruhe.

Regeln für den Posteingang

  • Feste Zeiten: Mails nur zwei- bis dreimal täglich checken, nicht permanent.
  • Sofort entscheiden: jede Mail einmal anfassen: erledigen, delegieren, ablegen oder löschen.
  • Zwei-Minuten-Regel: was unter zwei Minuten dauert, gleich erledigen.
  • Benachrichtigungen aus: das ständige Pling unterbricht die Konzentration.
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Tipp: Lege dir wenige Ordner an, etwa Erledigen, Warten und Archiv. Zu viele Ordner kosten beim Einsortieren mehr Zeit, als sie sparen. Die Suchfunktion findet alte Mails ohnehin zuverlässig.
Konzentriertes Arbeiten
Ein leerer Posteingang gibt ein gutes Gefühl.

Warum ständiges Checken bremst

Jede unterbrochene Aufgabe kostet danach mehrere Minuten, bis du wieder voll konzentriert bist. Wer alle paar Minuten ins Postfach schaut, zerstückelt seinen ganzen Tag und kommt bei der eigentlichen Arbeit kaum voran.

Feste Mail-Zeiten lösen das. Zwischen diesen Blöcken bleibt das Postfach geschlossen, und du arbeitest ungestört. Wichtige Dinge erreichen dich im Notfall ohnehin auf anderem Weg.

Behalte die Kontrolle

Du musst nicht jede Mail sofort beantworten, um zuverlässig zu sein. Bearbeite dein Postfach in festen Blöcken, entscheide bei jeder Nachricht einmal klar und halt die Benachrichtigungen aus. So bestimmst du über deine Mails, nicht umgekehrt.